Der tägliche Blick ins „Cockpit“ ist das A und O

Pflegedienst St. Elisabeth in Bühl (bei Baden-Baden)

Seit acht Jahren .snap ambulant: Da gibt es viel zu erzählen! Daniel König ist Bereichsleiter Pflege bei den Katholischen Sozialstationen in Mittelbaden e.V. und Pflegedienstleiter der Sozialstation St. Elisabeth in Bühl mit 1.300 Klienten in der ambulanten Pflege sowie angeschlossener Tagespflege. Ein Alltag ohne .snap ist für ihn nicht mehr vorstellbar.

Sie nutzen .snap ambulant bereits seit acht Jahren. Wie hat sich die Software auf die wirtschaftliche Situation Ihrer Einrichtung ausgewirkt?

Mit .snap haben wir 2014 ein passgenaues und leicht zu bedienendes Steuerungswerkzeug für die Weiterentwicklung unserer Einrichtung bekommen. Der Impuls zum Software-Wechsel kam in Zusammenarbeit mit Unternehmensberater Ewald Gratzl von Consolutions. Dafür sind wir ihm sehr dankbar. Als Leitungskraft hat man mit .snap jederzeit den vollen Überblick über die wirtschaftliche Situation. Der tägliche Blick ins „.snap Cockpit“ ist für mich das A und O. Früher gab es die Zahlen für den betriebswirtschaftlichen Abschluss immer erst vier Wochen später. Es waren viele „Schätzzahlen“ dabei, die kaufmännisch nicht belastbar waren. Dank .snap konnten wir die Zahl der defizitären Klienten auf einen Bruchteil reduzieren und stehen heute bestens da – mit fast 1.300 Klienten und einem 220 Köpfe starken Team. Einfach super!

Wie kommen Ihre Einsatzkräfte mit .snap MDA zurecht?

Den Umstieg von Papier-Tourenplänen auf die Smartphone-Lösung haben alle Einsatzkräfte ohne Anlaufschwierigkeiten geschafft. Damit war auch die handschriftliche Pflegedokumentation Schnee von gestern. Dank snap MDA haben die Einsatzkräfte die digitale Klientenakte jederzeit in der Jackentasche mit dabei – von der strukturierten Informationssammlung über den Maßnahmenplan bis hin zur Wunddokumentation und den Pflege-Protokollen. Vor Ort beim Klienten gibt es nur noch ein Deckblatt mit Kontaktdaten und ein Medikationsblatt. Auch den eLNW setzen wir bereits um: Seit Dezember 2021 bestätigen über 75 Prozent unserer Klienten bzw. Angehörigen zum Monatswechsel die erbrachten Leistungen mit ihrer digitalen Unterschrift auf dem .snap MDA der Einsatzkräfte.

Für Beratungsbesuche haben Sie auch .snap PAD im Einsatz.

Richtig. Die Pflegeberater sind in der ganzen Region mit der Tablet-Lösung .snap PAD unterwegs. Sie führen die Aufnahme-Gespräche direkt vor Ort bei Interessenten durch und haben sämtliche Infos für die Angebotskalkulation auf dem Tablet mit dabei. Zusätzlich führen unsere Berater eigenverantwortlich jährlich über 5.500 refinanzierte Hausbesuche zur §37.3-Beratung durch, darunter Pflicht- und Kann-Beratungen.

Was hat sich durch die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems verändert?

Unser Dokumentenmanagement-System haben wir vor zwei Jahren eingeführt, mit passgenauer Schnittstelle zu .snap ambulant – alles KDG (kirchliches Datenschutzgesetz)-konform. Damit wurde der Papierverbrauch nochmals kräftig reduziert, da alle Rechnungen und Formulare digital archiviert werden. Das spart sowohl Suchzeit als auch Stress und Geld.

Vor einiger Zeit haben Sie Ihre IT mit der von zwei anderen Pflegediensten synchronisiert.

Kurz zum Hintergrund: In 2017 haben drei kirchliche Pflegedienste aus Bühl, Rastatt und Sinzheim unter dem Dach der Katholischen Sozialstation Mittelbaden in Rastatt fusioniert. Mit .snap ambulant waren Vereinheitlichung und volle Digitalisierung der EDV-Landschaft mit .snap und Datev problemlos möglich. Gegenüber früher muss jetzt nur noch einmal der Leistungskatalog oder das Abrechnungsskript angepasst werden, was uns eine Menge Arbeit erspart.

Bitte erzählen Sie kurz von Ihren Erfahrungen beim Verordnungsmanagement mit .snap Scan!

Für unser Verordnungsmanagement mit .snap Scan haben wir seit einigen Wochen insgesamt sechs Handscanner erfolgreich im Einsatz. Aktuell bringen etwa 75 Prozent der Haus- und Fachärzte in der Region den QR-Code auf ihren Verordnungen auf, was für unsere Einrichtung eine große Erleichterung in Sachen Verwaltung bedeutet.

Neuerdings ist Ihrem Pflegedienst auch eine Tagespflege angeschlossen.

Genau. Mit .snap Centro organisieren wir jetzt auch unsere erste Tagespflege-Einrichtung. Das läuft im Zusammenspiel mit .snap ambulant einfach perfekt. Von der Organisation des Fahrdienstes bis zum Wochen- und Belegungsplan für die Tagesgäste ist hier alles zeitsparend und wirtschaftlich verzahnt.

Wie sehen Ihre nächsten Schritte in Sachen Digitalisierung aus?

Den nächsten Schritt gehen wir Anfang 2023, wenn das Qualitätshandbuch mit Cloud-Lösung von orgavision digitalisiert wird. Dann können alle Einsatzkräfte mit .snap MDA über Sprungmarken direkt auf die jeweils aktuellen Dokumente zugreifen.

Wir sind sehr zufrieden mit unserem bisherigen Weg. Bei uns stapeln sich keine Papierberge mehr auf den Schreibtischen. Auch der Medizinische Dienst ist beeindruckt von unseren digitalen Organisations- und Pflegeprozessen. „Hier ist alles schön transparent!“ heißt es immer wieder. Ich wundere mich, warum noch nicht mehr Pflegedienste in Baden-Württemberg auf den Digitalisierungszug aufgesprungen sind, der doch zunehmend an Geschwindigkeit gewinnt.

Profitieren auch Sie von den Vorteilen mit .snap ambulant und vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Beratungstermin!

Daniel König
Daniel König, Bereichsleiter Pflege bei den Katholischen Sozialstationen in Mittelbaden e.V. und Pflegedienstleiter der Sozialstation St. Elisabeth in Bühl