.snap Cockpit: Tagesgeschäft UND Wirtschaftlichkeit im Blick

Alexandra Bechtel, Bereichsleitung der Caritas Sozialstation St. Lioba in Worms, hat .snap ambulant 2014 erfolgreich eingeführt – mit damals 250 Klienten. Im Interview erzählt sie von Ihren Erfahrungen mit unterschiedlichen .snap Modulen.

Warum haben Sie sich für einen Wechsel von .snap ambulant entschieden?

Ein Grund für die Umstellung auf .snap war, dass uns ein zeitnahes Steuerungselement gefehlt hat. Daraus ergab sich eine schwierige wirtschaftliche Situation, denn die Zahlen aus der Buchhaltung werden immer erst nach den Buchungen aufbereitet. Mit .snap dagegen werden die Zahlen in Echtzeit abgebildet und ein tagesaktuelles Handeln und Gegensteuern ist möglich. Ein weiterer Grund war die umfangreiche Pflegedokumentation auf Papier vor Ort beim Patienten. Dadurch mussten die Patientenmappen alle drei Monate zurück in die Filiale gebracht werden, was für uns einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet hat.

Was hat sich seitdem verändert?

Wir haben 2019 angefangen, die gesamte handschriftliche Pflegedokumentation zu digitalisieren. Obwohl dies ein innerbetrieblicher Kraftakt war, ist uns das mit .snap PPS sehr gut gelungen. Dadurch hat sich die Qualität der Pflegedokumentation spürbar verbessert. In diesem Zusammenhang wurden auch die klassischen Übergabebücher abgeschafft. Die Leitungskräfte schätzen insbesondere die Transparenz, da sie jederzeit Zugriff auf alle Pflegeberichte und Vitalwerte haben. Somit kann beispielsweise ein Gespräch mit Haus- und Fachärzten ohne Zeitverlust geführt werden.

Welche weiteren Wege sind Sie gegangen, um wirtschaftlicher arbeiten zu können?

Die unterschiedlichen Module von .snap ambulant erleichtern uns die Arbeit in sehr vielen Bereichen. .snap Cockpit beispielsweise, die Controlling-Lösung für Leitungskräfte, ist für mich als Bereichsleitung unverzichtbar geworden. Damit habe ich einen fundierten Überblick, wo wir gerade wirtschaftlich stehen. Aber auch das operative Tagesgeschäft mit den täglichen Umplanungen und Verschiebungen habe ich somit fest im Griff. Mein .snap Cockpit würde ich nie wieder hergeben wollen.

Seit April 2023 haben wir für das Verordnungsmanagement zwei Handscanner im Einsatz. Die Einsatzkräfte haben somit alle Informationen auch auf dem Smartphone, wie z. B. den Stellplan der Medikamente, was uns wiederum vielerlei Rückfragen erspart. Ebenfalls seit April haben wir zudem den digitalen Leistungsnachweis. Die Einsatzkräfte können damit sofort auf den Touren die Unterschrift der Klienten und Angehörigen einholen. Das hat von Anfang an hervorragend funktioniert.

Wie läuft es im Bereich der Tagespflege mit .snap Centro?

In unserer Tagespflege mit 15 Plätzen, erledigen wir dank .snap Centro die gesamte Organisation und Verwaltung von der Belegung bis hin zur Abrechnung im Grunde nebenbei. Daher wollen wir uns demnächst einige Smartphones mit der Mobillösung .snap Centro Go anschaffen – und uns damit die Einrichtung eines zweiten Arbeitsplatzes zum Zwecke der Dokumentation sparen. Damit können wir beim Tagespflege-Gast sofort die Vitalwerte, Pflegeberichte oder Ankunft und Abfahrt protokollieren.

Wie gelingt es Ihnen, an gutes Personal zu kommen?

.snap ist uns hier eine große Hilfe. In unseren Bewerbungsgesprächen punkten wir durch den Einsatz von .snap MDA. Selbst wenn viele Kandidaten schon anderswo mit Mobilgeräten gearbeitet haben, sind sie von der intuitiven Bedienung sofort angetan und die Augen beginnen vor Begeisterung zu leuchten.

Sind weitere Schritte in Richtung Digitalisierung geplant?

Ja. Künftig wollen wir unseren Klienten und deren Angehörigen die .snap Home-App von euregon anbieten. Wir erwarten dadurch viel Zeitersparnis im administrativen Bereich. Etwa, weil keine Telefonate mehr nötig sind, wenn sich ein Pflegebeginn verspätet. Oder wir lassen den elektronischen Leistungsnachweis unmittelbar auf deren privaten Smartphone unterschreiben. Wir erhoffen uns somit weniger Rückfragen und schlankere Betriebsabläufe.